如何用3张表,顺畅地做完一场线下活动?

一场线下活动组织的复杂程度比一个线上活动要复杂的多。有各种各样的物料准备,还有各个环节有不同的人来完成。

有时候在活动现场的执行人员人数又非常有限,又要身兼数职,完成多项任务,才能保障活动的顺利交付。这对个人的素质要求是很高的,实际上我们总会有疏漏的地方。

这时候就需要一套好的工具,帮助我们把脑子里的各种事情转移到纸面上,再由我们来管理活动。

就是三张表:执行表、物料表、筹备表。

一、执行表

如何要让活动当天每一个人都有条不紊地完成自己的工作呢?靠的就是执行表。

执行表是活动当天会发生的所有事情的一张流程表,作为活动的筹备者,要提前脑海中的每一个环节,都写在表格中,并安排好每一个环节的执行人。

这张表需要当天所有的工作人员,人手一份。

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这张表看起来又一点复杂,不过对于完成一场活动,每一列的信息都至关重要。

1. 阶段

是活动当天最基本的大模块包括:

  • 通知;
  • 活动准备;
  • 签到;
  • 正式活动;
  • 活动结束及散场;
  • 如果还有额外的环节,可以再增加,比如拍照、交流、招募转化等环节。

2. 时间

做活动经常会遇到有一些环节的时间会调整,这样整场活动的时间就都要跟着来调整,非常麻烦。如何快速地调整整个流程的时间安排呢?这时候三列时间表的妙处就体现出来了。用3列来写时间,分别是开始时间,持续时间和结束时间。

「结束时间」用Excel中的公式来完成,在表格中输入「=开始时间单元格位置+结束时间单元格位置」。这个功能在在线文档(腾讯文档、石墨文档、飞书文档)中也可以使用。

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如果是连续的活动流程,活动的开始时间,可以用公式来写「=上一个流程的结束时间」。这样在活动中修改了任何一个环节的持续时间后,所有的开始时间、结束时间都会自动调整,不用手动调整,非常方便。

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3. 工作内容

在活动现场,有时候有些岗位一个人也没有,有时候大家又扎堆干一件事儿。这时候工作内容的分工,就非常重要了。这里把各个模块中的工作内容,拆成单条,然后列成清单。每一项工作都要有对应的一个岗位的人来负责,就会责任非常清晰。

4. 工作点位

一场活动的现场,往往有很多位置,如果涉及到招募志愿者,或者临时的人员,他们可能会对场地功能很不清楚。因此一定要标注清楚每一个项工作的工作点位。

这里的工作点位不仅包括线下的场地,还包括线上的虚拟点位。比如:要在微信群里发通知、要在活动管理后台推送短信等。

5. 岗位和负责人

为什么要把岗位和责任人要拆开来写呢?是因为有时候同一个人,他有多个岗位。或者同一个环节,有不同的责任人都要参与到这项工作中。

如何让大家快速地协同到一个活动中呢?在执行的表格中直接留好大家的电话,能帮助大家快速联系起来。

6. 工作细节

具体的操作流程,和动作要求,我们写在这里。

如何让别人可以清晰理解我们的要求呢?就是在写细节的时候,要写到具体的数量,以免没有规定到位。比如说,当我们要求摄影师给到场的嘉宾拍照,可以写得更具体一些「为每一位到场的嘉宾拍一张目视镜头的半身照,再拍一张全身照」。

7. 物料

每一个涉及到物料的环节,我们都可以把物料标清楚,这样随时都可以核对。

8. 备注

在这里可以标注一些备注的信息,比如:

  • 是否要调整灯光;
  • 是否要给嘉宾递物品;
  • 是否要调整桌椅位置;
  • ……

二、物料表

一场活动要用到的物料,少说有二三十个,多了的得上百条。如何在筹备的时候规则有条理呢?这张物料表一定要用好。

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除了常规的物料名称、规格、数量外,我们在这张表上还增加了「物料类型」「使用场景」「责任人」。

1. 为什么要把物料类型分为实体物料和电子物料呢?

现在我们做活动,要用到的东西,除了实体的,有时候还有很多和线上传播相关的图片、ppt等电子物料。这些也需要提前规划好。

2. 为什么不要合并同类项?

我们经常会在做表的时候,把相同内容合并成一个表格。这样在展示的时候很方便看,但是就很难再改动和排序了。

如果每一列都分开,这样就可以根据不同的需求来筛选和排序了。

三、筹备表

前期筹备的工作,往往也有很多事情要做,要准备,如何保证大家的进度,就可以用筹备表了。

筹备表包括:任务、优先级、状态、责任人、截止时间。

在共享文档中,每一位都可以在自己完成了任务后,更改自己的状态。

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有了这3张表,就可以很轻松地完成正常活动的流程准备和执行。

帮助你更好地在线下活动中传递品牌价值,让用户成为你真实的朋友。

 

本文由 @一霆 原创发布于人人都是产品经理

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