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5点搞定项目汇报内容

在项目经理的日常工作中,经常会遇到要汇报项目的情况,由于一个项目涉及的人比较多,所以在汇报时也要有一些注意的点;本文作者分享了关于项目汇报应该怎么写,重点放在哪里等等问题,我们一起来看一下。

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项目经理对项目管理的过程中免不了要向上汇报,和老板、其他部门负责人、区域负责人等汇报项目的进度;一来可以让老板们对项目的进度更了解以便于各项目之间的合作与资源调配,二来可以让老板们对项目所遇到的困难给予更多的资源倾向,让项目更顺利地进展下去。

那么,第一个问题来了:项目的定期汇报什么形式最好?

我们以前的项目是以6-8个月为一个项目周期,在需求调研以及分析阶段就开始向上汇报,前期的工作尽量以简单的会议口述、碰面沟通等方式进行项目进度更新,而从需求分析阶段开始就真正地开始进行每月一次的项目进度更新会或项目沟通会。

首先,每月一次的项目进度更新会的参与者是老板以及各位部门负责人、利益相关者的负责人等,我们需要展示正式的汇报PPT以让参与者在会后也能够查阅相关的信息。

一般沟通会安排1个小时,预计汇报时间在45分钟,建议空余15分钟作为答疑、意见交流的时间;因此PPT的篇幅不宜过长,预计每一张幻灯片的汇报时间为3分钟,整个PPT的幻灯片页数建议控制在15页以内。

那么,本次要解决的问题来了:项目的定期汇报应该怎么写?

一、总结项目的进展,找出最重要的5个事项

刚开始做项目的时候,不清楚要汇报什么,还会疑问每天都有和老板沟通项目的进度,那每月一次的项目汇报和每天的项目汇报有什么不一样呢?

每天的项目汇报的对象是直属老板,汇报的目的是让他更清楚项目的进度与遇到的困难以借用他的资源来保证项目的进度正常,汇报的内容则是项目的每个事项中的组成部分;譬如需求调研与分析中某售前部门的业务流程的具体内容、业务痛点、现状以及资源、遇到的困难、今天的进度与明天的计划。

而每个月的项目汇报是除了直属老板以外的各部门负责人,他们并不清楚也不想清楚项目的每个事项的组成部门的细节;因此汇报的内容的是项目进度中最重要的5个事项。如果超过了5个事项,那么尽量控制在8个事项以内,聚焦才能获得最终的效果。

而每月的定期项目汇报最重要的目的是让参会者知晓项目的进度,并给予最大的支持与配合;因此,项目进度的5个重要汇报事项中也包括需要对方配合的工作。

譬如有一次项目汇报,时间是在项目上线前一个月,项目上线后的指标(KPI)就是其中一个最重要的汇报事项,是需要部门负责人在沟通会中对项目上线后的指标达成共识,并给出具体的跟进人员,这是汇报的重要目标之一。

那什么是项目进度中最重要的事项?跨部门的合作、项目计划表中的里程碑、项目进度中的节点事项、影响项目进度的事项、突发状况、重要突破等都是项目进度中重要的事项。

而这些事项的重要性排序要从参会者的角度去考虑,譬如跨部门的合作事项肯定就比项目进度中的正常节点事项更值得在沟通会上汇报;因为这不仅关系着双方的资源调配,还关系着双方的合作关系。

二、找出影响项目或者现状的事项

之前我的项目中遇到一个较大的问题,原本在计划内的一个功能没有办法在项目周期内找到合适的供应商完成这个功能,导致这个功能在原本的项目时间内无法实现。

我以为这个问题会影响大老板对项目的看法,但是通过项目汇报沟通就轻易地化解了这个危机。

我们通过搜集信息,和行业内多个该资源提供者约谈,并在费用和本司人力资源调配的基础上进行阐述无法实现的方案,大老板也理解了项目出现的问题并接受了现状。

因此,如果出现了影响项目进度或者现状的事项,在经过充分的资源搜集后尽快确认一个方案,并尽早和大老板更新信息,寻求支持与帮助,是项目顺利上线的一个保证。

三、挖掘重要利益相关者的合作事项进度

项目进度报告,与会者是项目的利益相关者,他们当然更倾向于了解和自己部门合作的事项的进度和更新的信息。

之前我的项目汇报中就没有包括某一个和利益相关者沟通的事项,而老板加上去的理由是——对方是公司非常重要的资源协调部门,我们借助了他们的力量完成我们的项目,我们应该告知他们老板该合作事项的进度与遇到的问题,给予对方老板充分的知情权才能获得更好的支持。

而这个信息也是帮助对方部门负责人对齐内部和外部资源调配的一个方式;有时候内部的资源需求不一定就是实际产生的需求,当结合了外部项目的使用情况综合分析,才能预估资源的真实情况和需求。

四、重点说明每个事项的结果和未来策略

当项目经理找到了要汇报的重要事项之后,需要汇报的是每个事项的现阶段结果、已完结的结果和未来的应对计划或策略。

与会者不关心这些事情是什么,他们更关心这些事项给他们带来了什么好处或者麻烦;而这些结果项目组是如何应对的,未来还会出现这些问题吗,如何做才能避免类似问题的再次发生等细节,才是与会者参会获得的“干货”。

而项目经理也应该非常清晰与会者想要知道的问题以及项目的计划,通过定期的汇报整理也是对项目每个阶段的梳理和总结。

五、以数据支撑论点

作为日理万机的老板们,百忙中抽空来参与项目沟通会当然是想听到一些干货,而这些干货除了和自身息息相关之外,更多的是通过数据支撑相关的论点,让部门负责人对项目的进度了解得更充分

我之前做过的一个客户数字项目中汇报的UAT问题,会总结成:参与人数*,分别在多少分会场举办了*场,已解决问题*条,Bug*条,建议*条;这样与会者就会清楚UAT的效果,以及参加UAT的同事对它的态度以及付出的努力和得到的结果。

当然以上只是比较浅显的一个数据论点,如果我们能够用销售相关的数据告知与会者,项目带来的用户数据、GMV、日活等活跃数据的变化,那就可以让与会者对项目的支持动力更充足。

 

本文由 @靖琳Charlott 原创发布于人人都是产品经理。

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